Eğitim Talimatı

1. AMAÇ

Bu talimatın amacı, Kütahya Organize Sanayi Bölgesi Müdürlüğü’nde her kademe çalışanın; kuruluşumuz insan kaynakları politikası ve hedeflerine uygun olarak iş performanslarını, iş bilgilerini artırmak, mevcut kalite seviyesini sürdürmek ve yetki alanlarını genişletmek, yükselme potansiyeli olan çalışanları hizmet içi eğitimler kanalıyla boşalacak pozisyonlara hazırlamak ve çalışanların kendilerini geliştirmelerine olanak tanıyarak iş tatminlerinin artmasını sağlamak amacıyla eğitim sürecinin planlanması, programlanması, uygulanması ve değerlendirilmesine ilişkin yöntem, görev, yetki ve sorumlulukları belirlemektir.

2. KAPSAM

     Bu talimat Kütahya Organize Sanayi Bölgesi Müdürlüğü’nde çalışan tüm personeli kapsar.

3. SORUMLULUKLAR

Bölge Müdürü;

• Talimatın, çalışanları tarafından bilinmesinden,

Entegre Yönetim Sistemleri Müdürü ve İnsan Kaynakları Şefi;

• Talimatın bütün hükümleri ile uygulanmasından,

Personel;

• Mesleki ve kişisel yetkinliklerinin artması amacıyla düzenlenen eğitimlere katılmaktan,

sorumludur.

1. TANIMLAR

Eğitim Planı: Her yılbaşında hazırlanan ve o yıl için yapılması planlanan eğitimleri kapsayan plandır.

Oryantasyon Eğitimi: Kuruluşumuzda göreve yeni başlayan personelin çalışacağı yer, mesleği, çevre, iş arkadaşları ve uyması gereken bilgi güvenliği, hijyen, İSG, disiplin, kılık-kıyafet talimat ve politikalarını bilmesini ve tanımasını sağlamak amacıyla uygulanan ve Koçluk Talimatı kapsamında devam eden bir eğitim türüdür.

Tek Nokta Eğitimi: Tüm bölümlerde eğitim planı dışı, işin seyri gereği, anlık olarak düzenlenen eğitimlerdir. İş Başı Eğitimi bu kapsamda değerlendirilmektedir.

1. UYGULAMA

Çalışanlarımızın bilgi ve beceri düzeyinin gelişen teknolojiye uyarlanması, kuruluşumuzun Kalite ve Bilgi Güvenliği Politikalarının, Kalite hedeflerinin tüm çalışan ve işe yeni alınan personele benimsetilmesi amacıyla, sürekli kuruluş içi ve dışı eğitime tabi tutulması esastır. Kaliteyi iyileştirecek eğitim ihtiyacının belirlenmesi ve gerçekleştirilmesi sorumluluğu kuruluş yönetimindedir. İnsan Kaynakları Bölümü kuruluşumuzda gerçekleşecek standart eğitimleri, yöneticilerden gelen talep eğitimleri ve sosyal amaçlı eğitimleri dikkate alarak yıllık olarak planlar.

• Eğitim Politikası

Kütahya Organize Sanayi Bölgesi Müdürlüğü’nün büyüme stratejileri, temel beklentileri / öncelikleri, performans değerlendirme sonuçları, kariyer planlama ve yıllık bütçe, plan çalışmaları kuruluşun eğitim politikasının belirlenmesinde yararlanılan başlıca kaynaklardır.

Eğitim planlamasında:

• Eğitimin, personelin kişisel çıkarlarına değil, hizmetin gereklerine uygun olarak verilmesi, verilen eğitimin teknik, yönetimsel veya teknolojik tüm bilgileri kapsaması,
• Nitelikli eğitimin ucuza mal edilmesi,
• Eğitimde personele fırsat eşitliği sağlanması,
• Prensip olarak Kütahya Organize Sanayi Bölgesi Müdürlüğü yöneticilerinin özellikle ilk kademe yöneticilerinin personelini iş başında sürekli eğitmesi, sonra kuruluş içi ve kuruluş dışı kaynaklardan eğitim ihtiyacının giderilmesi göz önünde bulundurulur.

• Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi

Kurumsal vizyon, misyon, amaç ve hedefleri doğrultusunda çalışanların sahip olması gereken bilgi, beceri ve tutumların kazandırılmasına yönelik eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi çalışmasına yer verilir. Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi planlı olarak yılda bir kez ancak çalışanların durumlarına bağlı olarak ilgili faaliyet dönemi içerisinde de talep edilebilir. Eğitim ihtiyaçları ilgili bölümlerden gelen talepler doğrultusunda belirlenebileceği gibi bizzat insan kaynaklarının gözlemleri ve önerileri doğrultusunda da belirlenebilir. Eğitim ihtiyaçları Entegre Yönetim Sistemleri Müdürü ve İnsan Kaynakları Şefi koordinasyonunda ilgili departmanlarla birlikte YGG’de değerlendirilir. Alınması kararlaştırılan eğitimler konusunda mutabakat sağlanarak planlama aşamasına geçilir. Entegre Yönetim Sistemleri Müdürü ve İnsan Kaynakları Şefi, eğitim ihtiyaçlarını diğer departmanlardan bağımsız olarak talep edebilir. Bu kapsamdaki talepler öncelikle değerlendirilmeye alınır. 

İnsan Kaynakları Şefi, bölüm yöneticilerinden gelen eğitim talepleri, İş Sağlığı ve Güvenliği gereği oluşabilecek ihtiyaçlar ile Bireysel Performans Değerlendirme Talimatı sonuçları ve ileride duyulabilecek eğitim ihtiyaçlarını Entegre Yönetim Sistemleri Müdürü’nün de görüşlerini alarak kuruluş içi ve dışı eğitimleri belirler ve onaya sunar.

Eğitim ihtiyacının belirlenmesinde temel ilke bir görevi yapan personelin sahip olması gereken bilgi, beceri ve tutumlar ile sahip olduğu nitelikler arasındaki farkın belirlenmesidir.

• Eğitim Önceliklerinin Saptanması

Eğitim ihtiyacı bildiren bölüm yöneticilerinin kuruluş hedeflerine ulaşmada öncelikli konuları ve bu hizmeti görecek personelini önem derecesine göre sıralaması,

Kütahya Organize Sanayi Bölgesi Müdürlüğü Üst Yönetiminin belirlenen eğitim ihtiyacını kuruluşun elindeki maddi kaynak, yer, eğitim aracı, eğitici, zaman gibi olanaklar dahilinde hangi öncelikle karşılanabileceğini analiz etmesi sonucunda öncelikli olarak sıralanır.

• Eğitimin Planlanması

Kütahya Organize Sanayi Bölgesi Müdürlüğü eğitim faaliyetleri planlaması, belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda, eğitim ihtiyaç bilgisine dayanarak, bu talimatta belirtilen yöntem sonucu elde edilen verilerin İnsan Kaynakları Şefi tarafından bir araya getirilmesi sonucu yıllık bazda yapılır.

Planlı eğitim faaliyetleri için, bölüm yöneticileri tarafından belirlenen eğitim ihtiyaçları Eğitim İhtiyaç Bildirim Formu’na yazılarak Aralık ayı sonuna kadar değerlendirilmek ve yıllık eğitim planına alınmak üzere, İnsan Kaynakları Bölümü’ne iletilir.

 “Yıllık Eğitim Planı” İnsan Kaynakları Bölümü tarafından hazırlanır, görüş ve önerileri alınmak üzere Bölge Müdürü’ne sunulur. Eğitim planı her yıl en geç Ocak ayında onaylanarak yürürlüğe girer.

Eğitim planı üzerinde genel bir değişiklik söz konusu olduğunda, İnsan Kaynakları Bölümü eğitim planını revize eder ve onay süreci yeniden başlatılır. Planlama yapılırken Eğitim Akademisi planlaması da göz önünde bulundurulur.

• Planlı Eğitimler

5.5.1 Oryantasyon Eğitimi

Kuruluşumuzda çalışma hayatına yeni başlayan veya görev değişikliği yapan kişilerin Kuruluşumuzu tanıma, alışma ve uyum sürecine oryantasyon denilmektedir. Kelime olarak kılavuzluk etme ve koçluk/yönlendirme anlamına gelen oryantasyon, personelimizin kuruluşumuza bütün olarak alıştırılması için düzenlenen, kuruluşun tarihçesi, yönetim ve organizasyon yapısı, politikaları, etik kodlar, kurallar, İSG, hizmet/üretim ve işletim süreci, çalışanların hak ve sorumluluklarına dair birçok konunun işlendiği eğitimdir. Koçluk Talimatı’nda detayları açıklanan bu eğitim “Temel, Mesleki ve Teknik” olmak üzere iki ayrı aşama halinde yürütülmektedir.

• Geliştirme Eğitimleri

Kuruluş çalışanlarının mesleki ve kişisel gelişimlerinin yanı sıra kuruluşta yeni envantere girmiş bir sistem, makine ve teçhizat konusunda veya ihtiyaç duyulabilecek diğer teknikler ve usuller konusunda alabilecekleri eğitimlerdir.

Bölge Müdürü ve bölüm yöneticilerinin mesleki ve kişisel gelişimlerle ilgili istekleri, sistem geliştirme çalışmaları, sektör mevzuatı değişiklikleri, yeni görevler ve teknolojik gelişmeler vb. nedenlerle personeli geliştirmeye ve yetkinliklerinin artmasına yönelik düzenlenmesi istenilen eğitimler, ilgili bölüm yöneticisi tarafından “Eğitim İhtiyaç Bildirim Formu” düzenlenerek İnsan Kaynakları Bölümüne gönderilir.

• Tazeleme Eğitimleri

 Yapılacak performans kontrollerinde eğitim yoksunluğu ortaya çıkan personelin eksikliğinin giderilmesi veya tüm personelin uygulanmasında zafiyet görülen çeşitli konularda yeniden dikkatinin çekilmesi maksadıyla, ihtiyaç durumunda yapılacak eğitimlerdir. Bu konudaki eğitim ihtiyacına; departmanlarda yapılacak performans kontrolleriyle veya özellikle İş Sağlığı ve Güvenliği gibi ihtisas kurullarında yapılacak değerlendirmelerle karar verilebilir.

İşbaşı eğitimleri de tazeleme  eğitimleri kapsamında değerlendirilir. Özellikle operatör aynı görevde hata yaptığında veya 2 ay her hangi bir sebeple (doğum, hastalık, bölüm değişikliği vb.) aynı  görevde çalışmadığında işbaşı eğitimi tekrarlanır.

Ayrıca tek nokta eğitimleri de işin seyri gereği anlık olarak sürekli tazelenen eğitimler kapsamındadır. Bu eğitim sonunda mutlaka “Tek Nokta Eğitim Formu” düzenlenir

• Plan Dışı Eğitimler

Üst Yönetimin ve bölüm yöneticilerinin istekleri, sistem geliştirme çalışmaları, mevzuat değişiklikleri, yeni görevler ve teknolojik gelişmeler vb. nedenlerle ortaya çıkan plan dışı eğitim ihtiyaçlarına yönelik olarak hazırlanan eğitimlerdir. İlgili bölüm yöneticisi “Eğitim İhtiyaç Bildirim Formu” düzenleyerek, İnsan Kaynakları Bölümüne gönderir. Bölge Müdürü’nün onayına sunulan taleplerden acil görülenler için eğitim düzenlenebilir. Acil olarak yapılması gerekmeyen eğitimlerle ilgili talepler bir sonraki yılın Yıllık Eğitim Planında değerlendirilmek üzere ayrılır ve Aralık ayında “Yıllık Eğitim Planı”na alınır.

• Eğitimlerin Verilmesi

Eğitim programları kuruluş içi ve kuruluş dışı olarak iki şekilde verilir. Kuruluş içi eğitimler, kuruluş içinden konu ile ilgili yeterli bilgi ve tecrübeye sahip kişiler tarafından verilir. Planlanan eğitim İnsan Kaynakları Bölümünce en geç 3 gün öncesine kadar duyuru panolarına asılarak katılımcı personele bildirir. Eğitimler sırasında, “Eğitim Katılım Formu”, eğitime katılanlar tarafından imzalanır.

Kuruluş dışı eğitimler eğitimcinin kuruluş dışından olduğu eğitimlerdir. Bu durumda eğitimci ya kuruluşumuz içerisinde eğitim faaliyetlerinde bulunur ya da katılımcılar kuruluş dışında gerçekleştirilen eğitimlere katılırlar. Eğitim sonunda verilen belge veya sertifikaların bir kopyası, eğitime katılan personelin özlük dosyasına konulur.

• Eğitim Kayıtlarının Tutulması ve Saklanması

Kuruluşumuz içinde düzenlenen eğitimler için, “Eğitim Katılım Formu” tutulur ve varsa sınav sonuçları ayrı ayrı dosyalanır. Her personel bilgisayar ortamında yer alan eğitim takip kartına katıldıkları eğitimler işlenir.

Kuruluş dışından alınan eğitimler ve iç eğitimlerden uygun görülenler için; eğitim sonunda “Eğitim Katılım Sertifikası” verilir. Sertifikanın aslı katılımcıda, fotokopisi ise personel sicil dosyasında bulunur. İnsan Kaynakları Bölümü eğitimin yürütülmesinden, arşivlenmesi ve saklanmasından sorumludur. Eğitim notlarının oluşturulması ve güncellenmesinden Entegre Kalite Yönetim Sistemleri Müdürlüğü ile İnsan Kaynakları Şefliği müştereken sorumludur.

• Eğitim Etkinliğinin Ölçülmesi ve İzlenmesi

Tek nokta eğitimleri ve oryantasyon eğitimlerden sonra anket yapılma zorunluluğu bulunmamaktadır.

            Yıllık Eğitim Planı kapsamında düzenlenen bireysel ve mesleki gelişimi etkileyen eğitimlerle ilgili olarak; eğitimlerin etkinliğini değerlendirmek, çalışanların görüş ve önerilerini almak ve bir sonraki yılın eğitim planlarının hazırlanmasında değerlendirilmek amacıyla “Eğitim Değerlendirme Formu” ile anket yapılır ve alınan eğitim katılımcılar tarafından değerlendirilir. Yapılan değerlendirme sonucunda genel toplamda tespit edilen memnuniyet oranı % 80’nin üzerinde ise eğitimin etkin olarak yapıldığı kabul edilir. Etkin bulunmayan eğitimlerin tekrarlanması kararı alınabilir.

Kuruluş Dışı eğitimlere eğitime katılan personel, eğitim sonunda bir rapor hazırlayarak almış oldukları eğitim sertifikasının ve eğitim dokümanının birer kopyasını İnsan Kaynakları Şefi’ne iletir. Eğitimlerin etkinliği, kuruluş dışına eğitime gönderilen personelin işine olan katkısı yönünden de gözlemlenir. Yetersizlik durumunda ilgili bölüm yöneticisi yaptığı gözlemlerle ilgili olarak İnsan Kaynakları Şefi’ne bilgi verir. Konu üst yönetim ile değerlendirilerek gerektiğinde yetersizliği tespit edilen personele yeniden eğitim verilir. Personelin eğitim durumunun takibi Personel Eğitim Kartı Formu üzerinden yapılır. Kuruluş Dışı eğitimlere gönderilen personele Eğitim Sözleşmesi ve Fayda Taahhütnamesi imzalattırılır. Ayrıca İş Sözleşmesine de bu kapsamda yaptırım maddesi konur.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• Eğitim İhtiyaç Bildirim Formu
• Kuruluş Dışı Eğitim İstek Formu
• Eğitim Planı
• Eğitim Katılım Formu
• Eğitim Değerlendirme Formu
• Personel Eğitim Kartı
• Eğitim Sözleşmesi ve Fayda Taahhütnamesi